WIK brief

Een WIK brief is een wettelijk verplichte laatste aanmaning die je stuurt aan je debiteur om de schuld alsnog binnen 14 dagen te betalen zonder extra incassokosten. De term WIK staat voor Wet Incassokosten. De eisen waaraan een WIK-brief moet voldoen zijn vastgelegd in de wet.

Wanneer stuur je een WIK brief?

Je stuurt een WIK-brief wanneer je te maken hebt met een debiteur die een schuld heeft bij jouw onderneming of organisatie en deze nog niet heeft betaald. Voordat je een WIK-maning stuurt, is het wel verstandig om eerst een betalingsherinnering of aanmaning te sturen. Hiermee geef je de debiteur nog een laatste kans om de schuld zonder extra kosten te betalen.

Voor wie is een WIK brief bedoeld?

Een WIK-brief is alleen van toepassing wanneer de debiteur een particulier of wel consument is. Is de debiteur een bedrijf of organisatie, dan is het niet verplicht. In dat geval kun je na het vervallen van de factuur in theorie meteen een “incassobureau inschakelen”  en bij ons een incassotraject starten. In de praktijk is het wel zo netjes en verstandig om nog een herinnering te sturen alvorens deze stap te nemen.

Wat zijn de eisen?

Er zijn een aantal specifieke eisen waar ,bijvoorbeeld de rechter naar kijkt bij het toetsen van de juistheid, van een WIK brief. Eisen waarvan je als ondernemer misschien denkt dat deze niet belangrijk zijn, maar die een rechter strikt hanteert! Belangrijk dus om deze juist op te volgen.

We zetten de belangrijkste op een rijtje:

• De debiteur dient minimaal 14 dagen de tijd te krijgen om te betalen. Deze termijn van 14 dagen dient expliciet te worden vermeld. Omdat de postbode geen post bezorgt op zondagen, maandagen en feestdagen dient in geval de 14 dagen brief per post wordt verstuurd, de debiteur in kwestie tevens en expliciet te worden geïnformeerd dat deze dagen niet meetellen.
• De 14 dagen termijn gaat in na ontvangst van de brief. Ook dit dient expliciet aan de debiteur te worden meegedeeld. In het algemeen mag worden aangenomen dat post de volgende dag wordt bezorgd. Indien een postbrief echter op een zaterdag wordt verzonden, zal deze pas minimaal op een dinsdag worden bezorgd en gaat de termijn van 14 dagen pas in na 3 dagen. Feitelijk heeft de debiteur in dit geval dus minimaal 17 dagen de tijd om te betalen.
• Het bedrag aan incassokosten dient expliciet te worden genoemd om aanspraak te kunnen maken op deze kosten, indien tijdige betaling uitblijft. Een ezelsbruggetje om te onthouden is dat de incassokosten standaard 40 euro bedragen bij vorderingen tussen de 0 en 266 euro.
• Ben je als schuldeiser niet btw-plichtig, dan dient dit eveneens te worden vermeld. De btw over de incassokosten wordt in dat geval bij de schuldenaar in rekening gebracht. Ook de hoogte van de btw-kosten dienen exact te worden aangegeven.

Moet je de WIK maning aangetekend versturen?

Het is verstandig om de WIK-brief aangetekend te versturen, zodat je kunt aantonen dat de debiteur deze heeft ontvangen. Op deze manier voorkom je dat de debiteur kan beweren de brief niet te hebben ontvangen.

Wij helpen je een handje

Het opstellen van een WIK-brief kan lastig zijn, omdat deze aan veel wettelijke eisen moet voldoen. Daarom is het verstandig ons de WIK brief te laten opstellen, wij zorgen dat hij juist verstuurd wordt. Wil je toch zelf aan de slag gaan? Bij ons kun je gratis een voorbeeld WIK-brief downloaden. Hierdoor weet je precies wat er in de brief moet staan en kun je deze gemakkelijk aanpassen aan jouw situatie.