Laatste aanmaning

Voor het verhalen van de incassokosten op een consument in een gerechtelijke procedure kijkt de rechter of er een 14 dagen brief/laatste aanmaning is verstuurd die aan alle wettelijke eisen voldoet. Indien deze niet is verstuurd  door de schuldeiser worden de incassokosten afgewezen. Het versturen van een aanmaning is dus verplicht indien je bij een gang naar de rechter de incassokosten succesvol op een consument wenst te verhalen. Dit betekent niet dat je de wet overtreedt indien je geen 14 dagen brief verstuurt. Er zijn veel bedrijven die betalingsherinneringen versturen met een andere betaaltermijn. Ook zijn er veel bedrijven die uit klantgerichtheid meerdere betalingsherinneringen versturen, terwijl er wettelijk gezien slechts een laatste aanmaning hoeft te worden verstuurd. Hier is natuurlijk niets mis mee, doch hebben deze herinneringen geen enkele waarde bij een gerechtelijke beoordeling of incassokosten worden toegewezen. Kortom: Zolang je geen aanspraak wilt maken op incassokosten hoeft er geen laatste aanmaning te worden verstuurd. Wil je de incassokosten op de niet betaler verhalen, adviseren wij altijd een laatste aanmaning te sturen.

Er zijn een aantal specifieke eisen waar de rechter naar kijkt bij het toetsen van de juistheid van een laatste aanmaning. Eisen waarvan je als ondernemer misschien denkt dat deze niet belangrijk zijn, maar die een rechter strikt hanteert! Belangrijk dus om deze juist op te volgen. We zetten de belangrijkste op een rijtje:

• De debiteur dient minimaal 14 dagen de tijd te krijgen om te betalen. Deze termijn van 14 dagen dient expliciet te worden vermeld. Omdat de postbode geen post bezorgt op zondagen, maandagen en feestdagen dient in geval de 14 dagen brief per post wordt verstuurd, de debiteur in kwestie tevens en expliciet te worden geïnformeerd dat deze dagen niet meetellen.
• De 14 dagen termijn gaat in na ontvangst van de brief. Ook dit dient expliciet aan de debiteur te worden meegedeeld. In het algemeen mag worden aangenomen dat post de volgende dag wordt bezorgd. Indien een postbrief echter op een zaterdag wordt verzonden, zal deze pas minimaal op een dinsdag worden bezorgd en gaat de termijn van 14 dagen pas in na 3 dagen. Feitelijk heeft de debiteur in dit geval dus minimaal 17 dagen de tijd om te betalen.
• Het bedrag aan incassokosten dient expliciet te worden genoemd om aanspraak te kunnen maken op deze kosten, indien tijdige betaling uitblijft.

Tip: Verstuur je enkel facturen met lage bedragen, dan komt hier een makkelijk ezelsbruggetje: De incassokosten bedragen bij alle vorderingen tussen de 0 en 266 euro standaard 40 euro.  

• Ben je als schuldeiser niet btw-plichtig, dan dient dit eveneens te worden vermeld. De btw over de incassokosten wordt in dat geval bij de schuldenaar in rekening gebracht. Ook de hoogte van de btw-kosten dienen exact te worden aangegeven.

Anders dan de naam 14 dagenbrief /laatste aanmaning doet vermoeden, leent het versturen van de aanmaning zich uitstekend om per e-mail te worden verstuurd. Sterker nog: het versturen van de aanmaning per e-mail heeft diverse voordelen. Zo wordt een e-mail door de rechter geacht diezelfde dag te zijn ontvangen, waar een brief gemiddeld 1 tot 3 dagen nodig heeft om het adres te bereiken.

Naast dat de termijn van 14 dagen direct aanvangt is er nog een ander voordeel. Indien de e-mail met een leesbevestiging wordt verstuurd welke wordt geaccepteerd, heeft de afzender tevens daadwerkelijk bewijs dat de herinnering is ontvangen. Dankzij de speciale incassosoftware van Credifin Nederland, de zogenaamde aangetekende e-mail, zijn wij zelfs in staat exact aan te tonen wanneer de niet betaler de e-mail ontvangen en geopend heeft. Zo kan een discussie over het wel of niet ontvangen van de herinnering eenvoudig worden voorkomen.

Ook is het voor de niet betaler makkelijker om hier op te reageren indien er nog vragen zijn over de factuur. Kortom: Een laatste aanmaning per e-mail werkt sneller, efficiënter en kostenbesparend.

Een laatste aanmaning wordt ook wel een 14 dagen brief dan wel WIK brief genoemd, waarbij WIK staat voor Wet Incasso Kosten. Deze benaming is ontstaan omdat sinds het in werken treden van deze wet, het versturen van een laatste aanmaning werd geïntroduceerd. Andere benamingen zijn een 14 dagen herinnering of veertiendagenbrief. Met het versturen van een betalingsherinnering of aanmaning kan ook een 14 dagen brief worden bedoeld, maar dit is niet altijd het geval.

Soms zijn ondernemers in de veronderstelling dat indien zij de debiteur na het verstrijken van de betaaltermijn van de factuur in totaal meer dan 14 dagen de tijd hebben gegeven om te betalen, voldoen aan de 14 dagen eis. Dit is niet het geval: Indien er bijvoorbeeld 3 herinneringen worden verstuurd waarin de debiteur per herinnering 10 dagen de tijd krijgt om te betalen heeft de debiteur dus minimaal 30 dagen de tijd gekregen om te betalen. Toch zullen in een gerechtelijke procedure de incassokosten worden afgewezen, omdat de 14 dagen termijn niet expliciet in een betalingsherinnering vermeld staat.

Het opstellen van een laatste aanmaning luistert nauw. Credifin Nederland helpt je graag met het versturen van een correcte aanmaning. Daarom bieden wij een gratis voorbeeld aan op onze website. Kopieer de inhoud van deze brief gerust!

Ook kun je de laatste aanmaning door ons kantoor laten versturen. Voor slechts enkele euro`s ben je verzekerd van het versturen van een juiste herinnering die aan alle eisen voldoet. Je hoeft daarnaast de incassokosten niet zelf uit te rekenen, omdat ons systeem deze kosten automatisch berekent. Bovendien versturen wij indien je een e-mailadres van de debiteur invoert de brief met onze speciale software, waardoor de kans op betaling niet alleen groter is, maar ook volledig rechtsgeldig bewijs wordt verkregen omtrent de ontvangst van onze herinnering.

Betaalt je debiteur niet binnen de gestelde termijn, wordt de zaak automatisch omgezet in een incasso-opdracht. Kortom, je hebt er verder geen omkijken naar. Goed geregeld toch?