Betalingsvoorwaarden

Definitie van betalingsvoorwaarden

Betalingsvoorwaarden zijn het geheel van afspraken die betrekking hebben op de betaling van verkochte goederen of diensten. Deze afspraken regelen de vorm, uitvoering en het tijdstip waarop contractpartners hun financiële verplichtingen dienen te vervullen. 

Betalingsvoorwaarden kunnen onderwerpen bevatten zoals facturatie, rente, incassokosten en betalingstermijnen.  Het is belangrijk om duidelijke betalingsvoorwaarden op te stellen en toegankelijk te maken, zodat zowel de klant als de leverancier weet welke regels van toepassing zijn op een betaling of betalingsverplichting.

Belang van betalingsvoorwaarden voor ondernemers

Het is van cruciaal belang dat je als bedrijf duidelijke en effectieve betalingsvoorwaarden vaststelt. Hierdoor zorg je namelijk voor een stabiele inkomstenstroom en bescherm je de cashflow van je bedrijf tegen achterstallige betalingen en in gebreke blijvende klanten.

Bovendien dienen deze voorwaarden als referentiepunt in geval van geschillen of meningsverschillen tussen jou en je klanten.

Door duidelijke verwachtingen te stellen over betalingstermijnen, respijtperiodes, achterstallige vergoedingen, rentetarieven en geaccepteerde betalingsmethoden, kun je onaangename verrassingen voorkomen die je bedrijfsresultaten kunnen schaden. Als bedrijf is het dus belangrijk om te begrijpen wat betalingsvoorwaarden zijn en hoe ze werken.

Ondernemers die een goede relatie met hun klanten willen onderhouden en tegelijkertijd willen zorgen voor een duurzame inkomstenstroom, moeten zich bewust zijn van het belang van betalingsvoorwaarden.

In de volgende paragrafen bespreken we enkele veelvoorkomende betalingsvoorwaarden en geven we tips voor het onderhandelen over gunstige betalingsvoorwaarden.

Begin met de bepalingen

Wil je werken aan goede betalingsvoorwaarden? Begin dan met de bepalingen die je belangrijk vindt. Denk daarbij in ieder geval aan:

• Bedrag
  Je bepaalt natuurlijk het bedrag of de tegenprestatie die je van de klant of relatie verwacht. Vermeld het bedrag in de juiste valuta (bijvoorbeeld euro) en noem daarbij ook het btw-percentage dat je in rekening gaat brengen. Zorg ervoor dat je duidelijk communiceert, bijvoorbeeld op basis van vaste tarieven.
• Betalingswijze
  Hoe wil je straks betaald worden door de klant? Geef aan of je dat doet door middel van een eenmalige of een periodieke incasso of een cash-betaling. En gaat het om een pentransactie of een banktransactie? Ook dat is belangrijk om vast te leggen, net als de soorten betalingen die je wel of niet accepteert.
• Termijn
  De termijn bepaalt wanneer de klant moet betalen. Heel gebruikelijk is een betalingstermijn van 14 dagen, 30 dagen of 60 dagen. Geef dit duidelijk aan en houd er rekening mee dat je jouw klanten flexibiliteit kunt bieden of sneller je geld zal ontvangen.
• Gevolgen
  Houdt de klant zich niet aan de betalingstermijn? Het is belangrijk om nu alvast aan te geven wat de gevolgen zullen zijn. Gaat het om een aanmaning, zal je het bedrag verhogen of schakel je ons in als incassobureau? Door dat vooraf te bepalen kan er geen onduidelijkheid over ontstaan.

Leg de afspraken vast

Stel de klant met wie je gaat samenwerken voor welke bepalingen je hebt opgesteld, als het gaat om de betalingsvoorwaarden. Leg de afspraken samen vast, zodat daar straks geen misverstand over kan ontstaan.

Gebruik een offerte, laat die ondertekenen of stel een contract met de klant op. Doe daar ook je algemene voorwaarden bij en verstuur een factuur op het moment dat je de kosten in rekening brengt. Zorg ervoor dat je ook de e-mails en andere correspondentie bewaart, zodat je daar bij eventuele problemen altijd op terug kunt vallen.

Door de afspraken formeel met elkaar te maken (en te laten ondertekenen) zorg je ervoor dat goed duidelijk is wat jullie zijn overeengekomen. Het is de makkelijkste manier om er later op terug te komen, als er toch onduidelijkheid of zelfs onenigheid over ontstaat.

Houden aan de betalingsvoorwaarden

Het is belangrijk om jouw klant te houden aan betalingsvoorwaarden, bijvoorbeeld als het erop lijkt dat die niet worden nagekomen. Hoe eerder je erbij bent, des te groter de kans is dat je daar nog wat aan kunt doen en het recht kunt trekken.

Stuur je bijvoorbeeld snel een sommatiebrief of betalingsherinnering als de betalingstermijn is verlopen? Door er bovenop te zitten maak je de klant goed duidelijk dat je je graag aan de goede betalingsvoorwaarden houdt.

Dit zeggen onze klanten

“Wij zitten met ons bedrijf in de fashion en willen onze focus houden op de core business. Daarom het is heel prettig om Credifin als vangnet te hebben! Zij ontzorgen ons en dankzij hen ontvangen we bijna altijd alle betalingen.” State-of-Brands

“Het Orthocenter met ruim 45 vestigingen is van mening dat incassobureau Credifin een goede partner is en een uitstekende dienstverlening geeft op gebied van No Cure No Pay incasso. Waardering is er voor de menselijke manier van incasseren.” Orthocenter

“Zeer positief, goede communicatie, systeem is gebruikersvriendelijk zodat je snel de status van een dossier kunt inzien.” Mea Fysio“

Meer weten?