Het is vooral belangrijk om duidelijk te zijn. Bepaal daarom de bepalingen die je belangrijk vindt en leg de betalingsvoorwaarden die je met de klant afspreekt daarna vast. Houd de klant of opdrachtgever vervolgens aan de gemaakte afspraken, door daar vlot op te wijzen als het erop lijkt dat de ander zich er niet aan zal houden.
Begin met de bepalingen
Wil je werken aan goede betalingsvoorwaarden? Begin dan met de bepalingen die je belangrijk vindt. Denk daarbij in ieder geval aan:
- Bedrag
Je bepaalt natuurlijk het bedrag of de tegenprestatie die je van de klant of relatie verwacht. Vermeld het bedrag in de juiste valuta (bijvoorbeeld euro) en noem daarbij ook het btw-percentage dat je in rekening gaat brengen. Zorg ervoor dat je duidelijk communiceert, bijvoorbeeld op basis van vaste tarieven. - Betalingswijze
Hoe wil je straks betaald worden door de klant? Geef aan of je dat doet door middel van een eenmalige of een periodieke incasso of een cash-betaling. En gaat het om een pentransactie of een banktransactie? Ook dat is belangrijk om vast te leggen, net als de soorten betalingen die je wel of niet accepteert. - Termijn
De termijn bepaalt wanneer de klant moet betalen. Heel gebruikelijk is een betalingstermijn van 14 dagen, 30 dagen of 60 dagen. Geef dit duidelijk aan en houd er rekening mee dat je jouw klanten flexibiliteit kunt bieden of sneller je geld zal ontvangen. - Gevolgen
Houdt de klant zich niet aan de betalingstermijn? Het is belangrijk om nu alvast aan te geven wat de gevolgen zullen zijn. Gaat het om een aanmaning, zal je het bedrag verhogen of schakel je ons in als incassobureau? Door dat vooraf te bepalen kan er geen onduidelijkheid over ontstaan.
Leg de afspraken vast
Stel de klant met wie je gaat samenwerken voor welke bepalingen je hebt opgesteld, als het gaat om de betalingsvoorwaarden. Leg de afspraken samen vast, zodat daar straks geen misverstand over kan ontstaan.
Gebruik een offerte, laat die ondertekenen of stel een contract met de klant op. Doe daar ook je algemene voorwaarden bij en verstuur een factuur op het moment dat je de kosten in rekening brengt. Zorg ervoor dat je ook de e-mails en andere correspondentie bewaart, zodat je daar bij eventuele problemen altijd op terug kunt vallen.
Door de afspraken formeel met elkaar te maken (en te laten ondertekenen) zorg je ervoor dat goed duidelijk is wat jullie zijn overeengekomen. Het is de makkelijkste manier om er later op terug te komen, als er toch onduidelijkheid of zelfs onenigheid over ontstaat.
Houden aan de betalingsvoorwaarden
Het is belangrijk om jouw klant te houden aan betalingsvoorwaarden, bijvoorbeeld als het erop lijkt dat die niet worden nagekomen. Hoe eerder je erbij bent, des te groter de kans is dat je daar nog wat aan kunt doen en het recht kunt trekken. Stuur je bijvoorbeeld snel een herinnering als de betalingstermijn is verlopen? Door er bovenop te zitten maak je de klant goed duidelijk dat je je graag aan de goede betalingsvoorwaarden houdt
