Wat is een betalingsherinnering?
Wat is een betalingsherinnering anno 2023? De definitie luidt als volgt:
“Een betalingsherinnering is een schriftelijke herinnering waarvoor je geen extra kosten hoeft te betalen.”
Op de oorspronkelijke factuur vermeld je een betalingstermijn en eventueel de uiterste betaaldatum. Is die termijn verstreken, zonder dat je de betaling hebt ontvangen? Je kunt een herinnering factuur versturen. Het is gebruikelijk om een betalingsherinnering te versturen en daarna een laatste aanmaning. Iedere keer vermeld je de nieuwe betalingstermijn, om zodra die verloopt de volgende stap te kunnen zetten.
Tip: een betalingsherinnering of wel herrineringsbrief kun je per post versturen, maar dat mag ook via e-mail of SMS
Wettelijke eisen aan de betalingsherinnering
Benieuwd naar de wettelijke eisen aan de betalingsherinnering? Er gelden geen specifieke wettelijke eisen als je een betalingsherinnering en/of laatste aanmaning stuurt aan zakelijke klanten. Gaat het in plaats daarvan om een particulier / consument? Dan dien je eerst een laatste aanmaning te versturen, die ook wel bekend staat als de 14 dagen-brief. Lees hier meer over de specifieke eisen van een laatste aanmaning.
Stappenplan bij vervallen factuur(en) / factuur voorbeeld
Wat doe je wanneer het betalingstermijn van je openstaande factuur is verstreken? Dan stuurt je als eerste een betalingsherinnering. We zetten de stappen op een rij die je moet zetten:
Betalingsherinnering
Na het verlopen van de betalingstermijn stuur je een betalingsherinnering met als bijlage de originele factuur. Het kan gebeuren dat iemand een keer vergeet de factuur te betalen. Of de factuur kwijtraakt, waardoor de betaling uitblijft. Stuur een betalingsherinnering om te wijzen op de openstaande vordering. En vermeld een kort termijn van maximaal 5 dagen.
Tip: krijg je geen reacties op de betalingsherinnering? Soms helpt het om de klant even op te bellen. Je voorkomt daarmee dat de e-mails of brieven en SMS’jes niet gelezen zijn, waardoor de incasso als een grote verrassing komt.
Laatste aanmaning
Heb je de betaling na het verstrijken van de termijn van je betaalherinnering van 5 dagen niet ontvangen? Stuur direct een laatste aanmaning naar je klant.
- Zakelijke klanten: Daarin geeft je aan dat je de betaling, ondanks je eerdere betalingsherinnering, niet hebt ontvangen. De toon mag iets dwingender zijn, maar blijft vriendelijk. En vermeld een kort termijn van maximaal 3 dagen.
- Een consument: De aanmaning moet aan verschillende eisen voldoen, waaronder een termijn van 14 dagen en het expliciet vermelden van de hoogte van de incassokosten, anders is de rechtsgeldigheid in het geding en kunnen de incassokosten bij een eventuele gang naar de rechter worden afgewezen.
Tip: Laat ons je laatste aanmaning versturen, wij versturen de laatste aanmaning volgens de belangrijke wettelijke eisen, met ons logo en onze gegevens om veel klanten het belangrijke zetje tot betalen te geven.
Blijft de betaling alsnog uit?
Start meteen met onze No Cure, No Pay-incasso en incasseer de openstaande factuur. We berekenen automatisch de incassokosten en wettelijke rente, die we bij jouw klant in rekening brengen.
Betalingsherinnering voorbeeld downloaden
Een voorbeeld betalingsherinnering downloaden, zodat je die aan klanten kunt versturen?
Zet minimaal de volgende zaken erin:
• Factuurreferentie / ordernummer
• Factuurnummer / factuurdatum
• Nieuw betaaltermijn
Download hieronder het voorbeeld van een betalingsherinnering voor jouw klant
6 tips voor een goede betalingsherinnering
-
Zorg ervoor dat de betalingsherinnering duidelijk en professioneel is. Gebruik een formele toon en vermeld duidelijk de naam van de debiteur, het bedrag dat betaald moet worden en de vervaldatum.
-
Bied een gemakkelijke manier om te betalen. Vermeld duidelijk hoe de debiteur de herinneringsfactuur kan betalen, bijvoorbeeld door middel van een online betaaloplossing of door te betalen bij een bank. Voeg, indien mogelijk, een betaallink toe zodat de ontvanger direct online kan betalen.
-
Geef de debiteur voldoende tijd om de betaling te voldoen. Verstuur de herinnering niet te laat, zodat de ontvanger genoeg tijd heeft om te regelen dat de betaling wordt gedaan.
-
Maak gebruik van herinneringsmails of -brieven in plaats van alleen telefonische herinneringen.
-
Blijf professioneel en respectvol, ook als je de debiteur de betaling niet op tijd heeft gedaan.
-
Laat de debiteur weten wat er gebeurt als de betaling niet op tijd wordt voldaan. Geef aan wat de gevolgen zijn, zoals het incasseren van kosten of het verwijzen naar een incassobureau. Dit kan de ontvanger aansporen om de betaling alsnog te doen.
