betallingsherinnering

Betalingsherinnering

Een betalingsherinnering versturen?

Een prima manier om jouw klant te herinneren aan een openstaande factuur. Het is een belangrijke eerste stap, voordat je de aanmaning verstuur en uiteindelijk een incassobureau inschakelt. Je wijst de klant op een openstaande factuur, waarvan de betalingstermijn inmiddels verlopen is.

Betalingsherinnering: alles wat je moet weten

Betalingsherinneringen: wie kent ze niet? Dat subtiele duwtje in de rug om een vergeten factuur te voldoen. Hier ontdek je de kunst van effectieve betalingsherinneringen, zodat je jouw debiteuren op een vriendelijke manier aanspoort en openstaande bedragen soepel incasseert. Lees verder en leer hoe je betalingen van onbetaalde factuur(en) binnen binnenkrijgt zonder de klantrelatie te schaden!

Wat is een betalingsherinnering?

Definitie: Een betalingsherinnering is een schriftelijke mededeling aan een klant of debiteur die een openstaande factuur nog niet heeft betaald. Het doel van de betalingsherinnering is om de debiteur eraan te herinneren dat de betalingstermijn is verstreken en dat de betaling nog openstaat.

Als de betalingstermijn op de oorspronkelijke factuur is verstreken zonder dat je de betaling hebt ontvangen, kun je een herinneringsfactuur versturen. Het is gebruikelijk om eerst een betalingsherinnering te sturen, gevolgd door een aanmaning, waarbij je telkens een nieuwe betalingstermijn vermeldt.

  • Tip: Je kunt een laatste betalingsherinnering of wel laatste herinneringsbrief per post, e-mail of SMS versturen.

Betalingsherinnering versturen

Wettelijke eisen aan de betalingsherinnering

Er zijn geen specifieke wettelijke eisen voor het sturen van een betalingsherinnering of aanmaning aan zakelijke klanten. Echter, als je te maken hebt met een particulier (consument), dien je eerst een zogenaamde 14-dagen WIK-brief te versturen. Lees hier meer over de specifieke eisen van een WIK-brief.

Hoe ga je te werk bij achterstallige facturen

Het beheren van achterstallige facturen kan een uitdaging zijn. Het is belangrijk om een duidelijk proces te hebben om ervoor te zorgen dat je op tijd betaald wordt. Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding voor het omgaan met achterstallige facturen.

Stap 1: Het versturen van een betalingsherinnering

Wanneer de wettelijke betalingstermijn van een openstaande factuur is verstreken, is de eerste stap het versturen van een betalingsherinnering. Deze herinnering moet de originele factuur als bijlage bevatten.

Het is niet ongebruikelijk dat facturen soms vergeten worden of verloren gaan, dus een herinnering kan helpen om de klant te wijzen op de openstaande vordering. Het is raadzaam om een korte termijn van maximaal 5 dagen te vermelden voor de betaling.

  • Tip: Als je geen reactie krijgt op de betalingsherinnering, kan het nuttig zijn om de klant telefonisch te benaderen. Dit kan voorkomen dat de klant verrast wordt door een incasso omdat e-mails, brieven of SMS’jes niet zijn gelezen.

Stap 2: Het versturen van een aanmaning

Als de betaling na de termijn van de betalingsherinnering van 5 dagen nog niet is ontvangen, is het tijd om een laatste aanmaning te sturen.

Voor zakelijke debiteuren, vermeld in de laatste aanmaning dat je de betaling nog niet hebt ontvangen ondanks de eerdere betalingsherinnering. De toon kan iets dwingender zijn, maar blijf vriendelijk. Vermeld ook een korte termijn van maximaal 3 dagen voor de betaling.

Voor consumenten moet de laatste aanmaning aan verschillende eisen voldoen, waaronder een termijn van 14 dagen en het expliciet vermelden van de hoogte van de incassokosten. Als deze eisen niet worden nageleefd, kan de rechtsgeldigheid van de laatste aanmaning in het geding komen en kunnen de incassokosten bij een eventuele gang naar de rechter worden afgewezen.

  • Tip: Overweeg om ons je laatste aanmaning te laten versturen. Wij zorgen ervoor dat de aanmaning voldoet aan alle wettelijke eisen en versturen deze op korte termijn. Ons logo en onze gegevens kunnen de klant het nodige zetje geven om te betalen.

Stap 3: Wat te doen als de betaling uitblijft?

Als de betaling nog steeds uitblijft, is het tijd om actie te ondernemen. Overweeg om je openstaande vordering over te dragen aan ons incassobureau. Wij zullen de factuur voor je innen op basis van No Cure, No Pay incasso. We berekenen automatisch de incassokosten en wettelijke rente, die we bij jouw klant in rekening brengen.

Als je klant na een minnelijke incassoprocedure nog steeds in gebreke blijft, hebben we de mogelijkheid om een gerechtelijke procedure op te starten.

Betalingsherinnering voorbeeld downloaden

Hoe stuur je een goede betalingsherinnering?  Hieronder vindt je een prima voorbeeld informele betalingsherinnering,
deze kun je downloaden, zodat je die aan je klanten kunt versturen?

Zet minimaal de volgende zaken erin:

  Factuurreferentie / ordernummer
  Factuurnummer / factuurdatum
  Nieuw betaaltermijn

Download hieronder voorbeeldbrief betalingsherinnering voor jouw klant of gebruik de onderstaande tool om een betalingsherinnering te maken

Betalingsherinnering

Betalingsherinnering generator tool

Herinnering

Het belang van betalingsherinneringen

Goede betalingsherinneringen zijn cruciaal voor het succes van een bedrijf. Ze dragen bij aan een aantal belangrijke aspecten:

Voorkomen van incassokosten : Het versturen van betalingsherinneringen kan helpen om incassokosten bij je debiteur te voorkomen. Wanneer debiteuren tijdig worden herinnerd aan openstaande facturen, is de kans groter dat zij alsnog betalen.

Betere cashflow : Een snelle betaling van openstaande facturen zorgt voor een betere cashflow. Dit is essentieel voor het runnen van een succesvol bedrijf, omdat het zorgt voor voldoende werkkapitaal om aan lopende verplichtingen te voldoen en verdere groei te realiseren.

Klantrelatie behouden : Betalingsherinneringen zijn een manier om op een vriendelijke en professionele manier met debiteuren te communiceren over openstaande betalingen. Dit helpt om de relatie met de debiteur goed te houden, zelfs als er sprake is van late betalingen.

Hoe maak je een goede betalingsherinnering?

Een effectieve betalingsherinnering bevat enkele belangrijke elementen:

Duidelijk en vriendelijk : Schrijf een betalingsherinnering in een duidelijke en vriendelijke toon. Het is belangrijk om beleefd te blijven en niet beschuldigend over te komen. Hierdoor zal de klant eerder geneigd zijn om de betaling alsnog te voldoen.

Vermeld betalingsgegevens : Zorg ervoor dat de betalingsgegevens, zoals het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum, duidelijk vermeld staan in de betalingsherinnering. Dit maakt het voor de klant eenvoudiger om de betaling te voldoen.

Geef een betalingstermijn: Bied je debiteur een nieuwe betalingstermijn aan, bijvoorbeeld 5 of 7 dagen. Dit geeft de debiteur de tijd om alsnog te betalen zonder verdere gevolgen.

Bied een gemakkelijke manier om te betalen: Vermeld duidelijk hoe de debiteur de herinneringsfactuur kan betalen, bijvoorbeeld door middel van een online betaaloplossing zoals Adyen of Multisafepay of door te betalen bij een bank. Voeg, indien mogelijk, een betaallink toe zodat de ontvanger direct online kan betalen.

Aanbieden van betalingsregeling: In sommige gevallen kan het aanbieden van een betalingsregeling een goede optie zijn. Dit kan helpen om je debiteur tegemoet te komen en alsnog de betaling te ontvangen.

Neem contact op met onze incassospecialisten

Incassobureau kantoor Amsterdam

Al sinds 2005 staat Credifin garant voor topkwaliteit incassodiensten en informatie over betalingsherinneringen.

Heb je vragen of wil je meer weten? Bel : 0203452675 

Ervaringen van onze klanten

Klantbeoordelingen, zie wat onze klanten zeggen: 

“Wij zitten met ons bedrijf in de fashion en willen onze focus houden op de core business. Daarom het is heel prettig om Credifin als vangnet te hebben! Zij ontzorgen ons en dankzij hen ontvangen we bijna altijd alle betalingen.” Bibian HoyngState-of-Brands

“Het Orthocenter met ruim 45 vestigingen is van mening dat incassobureau Credifin een goede partner is en een uitstekende dienstverlening geeft op gebied van No Cure No Pay incasso. Waardering is er voor de menselijke manier van incasseren.” Bas Molenaar, Orthocenter

“Zeer positief, goede communicatie, systeem is gebruikersvriendelijk zodat je snel de status van een dossier kunt inzien.” Eltje de Graaf, Mea Fysio

Wij staan klaar om je te helpen!

Om de financiële gezondheid van je bedrijf te waarborgen, is het van cruciaal belang dat betalingsherinneringen tijdig en effectief worden verzonden. Door goede klantrelaties, duidelijke betalingsvoorwaarden en efficiënte processen te hanteren, helpen we je het aantal betalingsachterstanden te beperken en een gezonde cashflow te behouden.

Maar laat je niet misleiden: er kunnen zich altijd situaties voordoen waarin je te maken krijgt met hardnekkige wanbetalers. In dergelijke gevallen bieden wij bij Credifin als incassobureau de noodzakelijke hulp. Onze experts garanderen dat je je geld ontvangt, zonder de klantrelatie te beschadigen.

Meer weten?

Heb je nog vragen aan onze incassospecialist Jesse over Betalingsherinnering?

Neem contact op met Jesse, hij helpt u graag! Tel: 020-3452675

Bel ons op   020-3452675

E-mail ons   info@credifin-nederland.nl

Chat met ons?   Chat met ons

Vrijblijvend advies

Heb je vragen of wil je meer inzicht in dit onderwerp? Aarzel niet en regel meteen een GRATIS adviesgesprek. Je kunt ook direct onze specialisten bellen op 020-3452675.

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Veelgestelde vragen

Bekijk alle vragen

Is het sturen van een betalingsherinnering verplicht?

Nee, het versturen van een betalingsherinnering is in wezen een extra service, je attendeert je klant erop dat je nog geen betaling hebt ontvangen. Het kan altijd voorkomen dat je klant de factuur niet heeft ontvangen. Het meesturen van de originele factuur is een aanrader, zo loopt het proces geen verdere vertraging op en kan je klant direct de betalingsachterstand voldoen.

Wat als je debiteur geen betalingsherinnering heeft ontvangen?

Als je debiteur beweert dat hij voor je openstaande facturen de betalingsherinnering niet heeft ontvangen, is het belangrijk om te onderzoeken waarom dit is gebeurd. Hier zijn enkele stappen die u kunt nemen:

  • Controleer of de betalingsherinnering naar het juiste e-mailadres of postadres is verstuurd.
  • Vraag je debiteur of hij de betalingsherinnering in zijn spamfolder of ongewenste e-mails heeft gecontroleerd.
  • Stel je debiteur gerust dat je bereid bent om samen te werken om de situatie op te lossen en vraag of hij de factuur alsnog zo snel mogelijk kan betalen.

Als u niet zeker weet of de betalingsherinnering is ontvangen, kunt u overwegen om een andere manier van communicatie te gebruiken, zoals een telefoontje of een brief.

Het is ook belangrijk om in gedachten te houden dat als de factuur al verjaard is, dat je geen incasso of juridische stappen meer mag ondernemen om de betaling te innen, alhoewel je je klant nog steeds kunt verzoeken de factuur te betalen.

Hoe kan ik het beste mijn betalingsherinnering versturen?

Een betalingsherinnering leent zich uitstekend om per e-mail te worden verstuurd. Sterker nog: het versturen van de betalingsherinnering per e-mail heeft diverse voordelen;

  • De e-mail wordt vaak de zelfde dag nog gelezen.
  • Je kan de originele factuur als bijlage toevoegen.
  • Het is tegenwoordig mogelijk om via je administratie / boekhoudprogramma een iDeal link mee te sturen zodat je klant direct kan betalen.
  • Je kan je betalingsherinnering per aangetekende e-mail versturen, zodat je meteen ziet of je klant hem heeft gelezen.

Tip : Lees meer over culturele invloeden op betalingsherinneringen : Lees meer

Is het nodig mijn klant een betalingsherinnering per post te doen toekomen?

Het versturen van een brief is eigenlijk verleden tijd, het is natuurlijk altijd een optie, echter zijn er zoveel andere varianten die sneller en veel effectiever werken, zoals e-mail, SMS en whatsapp.

Dien je voor een oude factuur een betalingsherinnering te sturen?

Het hangt af van de specifieke situatie en de juridische termijnen voor betaling. Je mag altijd een betalingsherinnering sturen, echter, als de factuur al verjaard is, zakelijk na 5 jaar en voor een consument na 2 jaar, dan kan je  geen incasso of juridische stappen ondernemen om de betaling te innen.

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en sommatiebrief?

Het verschil tussen een betalingsherinnering en een sommatiebrief zit voornamelijk in de toon en het doel van de communicatie. Een betalingsherinnering is een vriendelijke herinnering aan de debiteur dat de betalingstermijn van een of meerdere facturen is verstreken. Het doel is om de debiteur aan te moedigen de betaling alsnog te voldoen.

Een sommatiebrief, daarentegen, is een formelere en strengere brief waarin de debiteur wordt gewaarschuwd voor de financiële consequenties van het niet betalen van de openstaande factuur, zoals incassokosten. Een sommatiebrief wordt vaak verstuurd na een betalingsherinnering en aanmaning als de debiteur nog steeds niet heeft betaald.

Waarom Credifin?

  • Geen abonnements- of dossierkosten
  • 100% No cure No pay
  • De volgende werkdag brief al bij je debiteur
  • Eenvoudig uploaden van je facturen
  • Volg het incassotraject 24/7 via je online dossier
  • Gratis incasseren met Aangetekende E-mail™

Wat klanten zeggen:

9.4 / 10

249 beoordelingen

Naar alle reviews

[chatbot]