Inhoudsopgave
Wat is een Aanmaning?
Een aanmaning is een schriftelijke betalingsherinnering aan een debiteur die een factuur niet tijdig heeft betaald. Het is een essentieel instrument om betalingen van openstaande rekeningen te garanderen. Vaak dient een aanmaning als laatste waarschuwing voordat juridische stappen worden ondernomen, zoals het inschakelen van een incassobureau.
Een aanmaning bevat doorgaans een beschrijving van de openstaande schuld, de oorspronkelijke factuurdatum, de vervaldatum en de nieuwe betalingstermijn. Ook worden de mogelijke gevolgen bij niet-betaling vermeld, zoals extra kosten of juridische stappen. De toon van een aanmaning is zakelijk, formeel en duidelijk, met respect voor de klantrelatie.
Waarom is een aanmaning belangrijk?
Het versturen van een aanmaning is een essentiële stap in het debiteurenbeheer. Hier zijn enkele redenen waarom een aanmaning zo belangrijk is voor je onderneming:
- Betaling afdwingen: Het primaire doel van een aanmaning is om een debiteur te herinneren aan zijn betalingsverplichting en te proberen de betaling zonder verdere juridische stappen af te dwingen.
- Juridische vastlegging: Een aanmaning vormt een schriftelijke vastlegging van je poging om een openstaande schuld te innen. Dit kan later in een juridische procedure worden gebruikt als bewijs dat je alles hebt gedaan om de betaling te verkrijgen.
- Verhoging van de urgentie: Een formele aanmaning geeft de debiteur vaak het gevoel dat de zaak serieus wordt genomen en dat er geen ruimte meer is voor uitstel. Dit kan de betaling bespoedigen.
- Bescherming van je cashflow: Door aanmaningen te sturen, zorg je ervoor dat facturen sneller worden betaald, wat een directe invloed heeft op je cashflow. Een gezonde cashflow is van levensbelang voor de continuïteit van je bedrijf.
Als de aanmaning niet effectief blijkt te zijn, kan het volgende stappenplan voor juridische procedures je helpen om een gerechtelijke procedure te starten.
Wanneer moet je een aanmaning versturen?
Het moment waarop een aanmaning wordt verstuurd, hangt af van de branche en de gemaakte afspraken. Over het algemeen wordt een aanmaning verzonden wanneer een factuur 7 tot 14 dagen na de vervaldatum nog openstaat. Dit geeft de debiteur voldoende tijd om alsnog te betalen, terwijl jij tijdig kunt ingrijpen.
Vaak begint het proces met een vriendelijke betalingsherinnering voordat een formele aanmaning volgt. Indien de debiteur dan nog niet betaalt, wordt een formelere aanmaning verstuurd, met duidelijke stappen en deadlines.
Wettelijke eisen voor een aanmaning
Voor particuliere klanten moet een aanmaning voldoen aan specifieke wettelijke eisen:
- Vermelding van factuurnummer, datum en bedrag
- Geen administratiekosten rekenen
- Redelijke betalingstermijn bieden
- Gevolgen van niet-betaling vermelden
Voor zakelijke klanten gelden deze eisen niet, maar het blijft gebruikelijk om een eerste aanmaning te versturen voordat verdere stappen worden ondernomen.
Stappenplan voor een effectieve aanmaning
Een effectieve aanmaning vraagt om zorgvuldige planning. Volg deze stappen om je aanmaning succesvol te maken:
- Controleer factuur en betalingsvoorwaarden: Verzeker je ervan dat alle gegevens kloppen.
- Kies het juiste moment: Verstuur de aanmaning direct na het verstrijken van de betalingstermijn.
- Professionele toon: Houd je communicatie zakelijk en duidelijk, maar vermijd agressiviteit.
- Stel een duidelijke deadline: Geef de debiteur een concrete betalingstermijn, bijvoorbeeld 7 dagen.
- Gevolgen vermelden: Benoem de vervolgstappen bij niet-betaling, zoals incasso of juridische procedures.
- Juiste verzending: Verstuur de aanmaning per e-mail en post, of kies voor een aangetekende e-mail
Frequentie van aanmaningen
Er zijn geen strikte regels voor het aantal aanmaningen. Meestal volstaat één tot twee aanmaningen voordat verdere stappen worden ondernomen. Het sturen van te veel aanmaningen kan onprofessioneel overkomen en de klantrelatie schaden. In veel gevallen is het effectief om ook telefonisch contact op te nemen om de reden voor niet-betaling te achterhalen.
Verjaringstermijn en stuiten
Het is inderdaad belangrijk om te weten dat er een verjaringstermijn zit op het versturen van een aanmaning. De algemene verjaringstermijn is 20 jaar, maar er zijn ook kortere termijnen voor bepaalde vorderingen, zoals 5 jaar voor leningen en kredieten.
De verjaringstermijn begint te lopen op het moment dat de vordering opeisbaar is. Om de verjaring van een vordering te voorkomen, kan je als schuldeiser de verjaringstermijn ‘stuiten’ door bijvoorbeeld een aanmaning te versturen.
Aanmaningskosten en wettelijke rente
In Nederland kunnen incassokosten en wettelijke rente in rekening worden gebracht wanneer een factuur niet op tijd betaald is:
- Incassokosten: Deze kosten worden berekend als een percentage van het openstaande bedrag, met een minimum van €40.
- Wettelijke rente: De rente verschilt voor handelstransacties en particuliere klanten. Vermeld in uw aanmaning dat u rente in rekening brengt als niet tijdig wordt betaald.
Aanmaning voorbeeld
Benieuwd hoe onze goede aanmaning eruit ziet?
Download voorbeeld aanmaning hier:
Aanmaningen in specifieke sectoren: verschillen en aandachtspunten
Het versturen van aanmaningen verschilt per sector, aangezien sommige sectoren striktere betalingsvoorwaarden of unieke omstandigheden hebben. Hieronder bespreken we enkele specifieke sectoren en hun aandachtspunten bij het versturen van aanmaningen.
Bouw- en Installatiebranche
In de bouw- en installatiebranche worden vaak grote bedragen gefactureerd en zijn de betalingstermijnen soms langer dan in andere sectoren. Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de betalingstermijnen en deze vast te leggen in een contract. Het versturen van een aanmaning kan helpen om de betaling alsnog te verkrijgen, maar zorg ervoor dat je altijd naar de gemaakte afspraken verwijst. Neem een kijkje op onze webpagina over bouw incasso.
Detailhandel
In de detailhandel is het gebruikelijk dat klanten vooraf betalen, maar in sommige gevallen worden er facturen verstuurd voor grotere orders of zakelijke klanten. Aanmaningen zijn in deze sector minder gebruikelijk, maar kunnen noodzakelijk zijn als een zakelijke klant niet op tijd betaalt.
Zorgsector
De zorgsector kent specifieke regels rondom betalingen en aanmaningen, met name vanwege de delicate aard van de klantrelaties en de wettelijke regelgeving. Zorgverleners moeten ervoor zorgen dat ze binnen de wettelijke kaders opereren.
Aanmaning buitenland
Als je klanten hebt in Engeland, Duitsland en Frankrijk, dan zou het handig zijn als je de aanmaning per e-mail kunt sturen, en nog beter, per aangetekende e-mail. Op die manier kun je deze aanpassen aan de taal van de ontvanger.
Dus, wanneer je een aanmaning Engels opstelt, is het ‘payment reminder‘. Voor aanmaning Duits schrijf je ‘Mahnung‘. En voor je Franse debiteuren maak je een aanmaning Frans, bekend als ‘relance’.
Gevolgen van geen aanmaning versturen
Het niet versturen van een aanmaning kan leiden tot vertraging van betalingen of gemiste betalingen. Bovendien kan een rechter in een juridische procedure beslissen dat u onvoldoende heeft gedaan om betaling te verkrijgen, waardoor u mogelijk incassokosten niet vergoed krijgt.
Incassokosten bij particuliere klanten
Ja, je kunt incassokosten in rekening brengen bij particuliere klanten, maar je moet ervoor zorgen dat je voldoet aan de regels van de Wet Incassokosten. Lees meer over hoe je incassokosten kunt berekenen en toepassen in jouw situatie.
Maak kennis met onze incasso specialisten
Al sinds 2005 staat Credifin garant voor topkwaliteit incassodiensten en het voorzien van informatie over aanmaning.
Heb je vragen of wil je meer weten? Bel : 020-3452675
Ervaringen van onze klanten
Klantbeoordelingen, zie wat onze klanten zeggen:
“Wij zitten met ons bedrijf in de fashion en willen onze focus houden op de core business. Daarom het is heel prettig om Credifin als vangnet te hebben! Zij ontzorgen ons en dankzij hen ontvangen we bijna altijd alle betalingen.” Bibian Hoyng, State-of-Brands
“Het Orthocenter met ruim 45 vestigingen is van mening dat incassobureau Credifin een goede partner is en een uitstekende dienstverlening geeft op gebied van No Cure No Pay incasso. Waardering is er voor de menselijke manier van incasseren.” Bas Molenaar, Orthocenter
“Zeer positief, goede communicatie, systeem is gebruikersvriendelijk zodat je snel de status van een dossier kunt inzien.” Eltje de Graaf, Mea Fysio“
Laatste redmiddel: No Cure, No Pay
Als betaling uitblijft, kunt u gebruik maken van onze No Cure, No Pay-incasso. Hierbij nemen wij de incasso voor u uit handen en zorgen wij ervoor dat de incassokosten en wettelijke rente correct worden berekend en in rekening gebracht.
Tip: Laat ons de laatste aanmaning versturen, zodat u zeker weet dat deze aan alle wettelijke eisen voldoet.
Meer weten?
Heb je nog vragen over Aanmaning?
