Inhoudsopgave
Het belang van het bijhouden van vervaldata van facturen
Facturen hebben een vervaldatum. Het is belangrijk om de vervaldata van uw facturen bij te houden, zodat je weet wanneer elke factuur betaald moet worden. Als je facturen niet op tijd betaalt, kan dit leiden tot extra kosten in de vorm van incassokosten of rente. Bovendien kan het je kredietwaardigheid schaden als je consistente betalingsachterstanden hebt.
Het bijhouden van vervaldata helpt je ook je cashflow te beheren. Je weet wanneer grote uitgaven eraan komen, zodat je geld kunt reserveren om deze op tijd te betalen. Zonder het bijhouden van vervaldata loopt je het risico dat je onverwachte rekeningen hebt die je niet kunt betalen.
Methoden om vervaldata bij te houden
Er zijn verschillende manieren om de vervaldata van je facturen bij te houden:
Spreadsheet gebruiken
Een eenvoudige manier is om een spreadsheet te maken met kolommen voor de factuurdatum, factuurnummer, klant, bedrag en vervaldatum. Zo hebt je alle informatie bij elkaar en kunt je sorteren op vervaldatum om te zien welke facturen het eerst betaald moeten worden. Je kunt het spreadsheet regelmatig bijwerken wanneer je nieuwe facturen ontvangt.
Facturatiesoftware
Als je veel facturen verstuurt, is het gebruik van facturatiesoftware aan te raden. Dit houdt automatisch de vervaldata van je facturen bij. Je kunt eenvoudig rapporten genereren om te zien welke facturen binnenkort betaald moeten worden. Veel facturatieprogramma’s sturen ook automatische betalingsherinneringen wanneer een factuur vervalt.
Agenda of planner
Je kunt de vervaldata handmatig in je agenda of planner schrijven en ze als terugkerende afspraken invoeren. Op die manier staan de vervaldata altijd op je planning en vergeet je ze niet. Gebruik dan een herinnering om enkele dagen voor het vervallen je te waarschuwen.
Online tools
Er bestaan diverse online tools en apps om vervaldata van facturen bij te houden. Deze werken vaak samen met je boekhoudsoftware, bankrekeningen en facturen om automatisch vervaldata bij te houden. Handig is dat je overal toegang hebt via je smartphone of tablet.
Boekhoudsoftware
Als je boekhoudsoftware gebruikt, kan dit ook helpen bij het bijhouden van vervaldata. Openstaande klantfacturen staan erin geregistreerd, inclusief de vervaldatum. Bij het boeken van betalingen wordt dit automatisch bijgewerkt.
Tips voor het bijhouden van vervaldata
Hier zijn enkele handige tips voor het succesvol bijhouden van vervaldata van facturen:
- Voer nieuwe facturen meteen in, samen met de vervaldatum. Op die manier vergeet je ze niet.
- Controleer wekelijks of maandelijks je lijst met vervaldata om te zien welke facturen binnenkort betaald moeten worden.
- Stel herinneringen in enkele dagen voor de vervaldatum, zodat je actie kunt ondernemen.
- Zorg voor regelmatige back-ups van je overzicht met vervaldata, zodat je geen informatie verliest.
- Gebruik verschillende kleurcodering voor facturen die bijna vervallen, pas vervallen of ruim op tijd zijn betaald.
- Maak het overzicht visueel met grafieken, zodat trends en seizoenspatronen zichtbaar worden.
Software voor vervaldatumherinneringen
Tegenwoordig zijn er handige softwaretools om je te helpen bij het bijhouden van vervaldata en het versturen van aanmaningen. Enkele voorbeelden:
Online facturatie software – Tools zoals MoneyBird en e-Boekhouden hebben functionaliteit voor vervaldatum notificaties en automatische aanmaningen ingebouwd.
Boekhoudsoftware – Programma’s als Exact Online, AFAS Online en Twinfield hebben opties voor vervaldatum rapporten en meldingen.
CRM-software – Klantrelatie-management tools zoals Salesforce kunnen taken en herinneringen aanmaken voor vervaldata.
Spreadsheet tools – Met de juiste formules kunnen Excel en Google Spreadsheets automatisch meldingen sturen.
Projectmanagement tools – Software als Trello, Asana en Monday.com kunnen taken en herinneringen instellen op basis van vervaldata.
E-mail tools – Programma’s voor e-mailcampagnes zoals MailChimp kunnen automatische vervaldatum herinneringen versturen per e-mail.
Het implementeren van de juiste software-oplossing voorkomt veel hoofdpijn rondom het bijhouden van vervaldata. Het bespaart je bovendien veel tijd door taken te automatiseren en te plannen. Maak een weloverwogen keuze voor de tool die het beste bij je bedrijf past
Neem contact op met onze incassojuristen
Al sinds 2005 staat Credifin in de Amsterdamse Zuidas, op Van Leijenberghlaan 199 D, garant voor topkwaliteit incassodiensten.
Heb je vragen of wil je meer weten? Bel : 0203452675
Ervaringen van onze klanten
Klantbeoordelingen, zie wat onze klanten zeggen:
“Wij zitten met ons bedrijf in de fashion en willen onze focus houden op de core business. Daarom het is heel prettig om Credifin als vangnet te hebben! Zij ontzorgen ons en dankzij hen ontvangen we bijna altijd alle betalingen.” Bibian Hoyng, State-of-Brands
“Het Orthocenter met ruim 45 vestigingen is van mening dat incassobureau Credifin een goede partner is en een uitstekende dienstverlening geeft op gebied van No Cure No Pay incasso. Waardering is er voor de menselijke manier van incasseren.” Bas Molenaar, Orthocenter
“Zeer positief, goede communicatie, systeem is gebruikersvriendelijk zodat je snel de status van een dossier kunt inzien.” Eltje de Graaf, Mea Fysio“
Vervaldatum factuur verlopen, wij helpen je
Staat de vervaldatum van je facturen steeds dichterbij, maar heb je nog niets ontvangen? Dan is het tijd om actie te ondernemen! Wij begrijpen hoe frustrerend en zorgelijk het kan zijn als klanten niet op tijd betalen. Daarom helpen wij je graag met het innen van jouw openstaande facturen voor de vervaldatum.
Met 18 jaar ervaring in incasso’s zijn wij de experts als het gaat om credit management. Ons team van juridisch geschoolde specialisten weet precies hoe ze moeten onderhandelen om ervoor te zorgen dat jij je geld op tijd ontvangt.
Bovendien heb je met ons 24/7 online toegang tot al jouw facturen, zodat je altijd op de hoogte blijft van de status. Zo weet je zeker dat wij er alles aan doen om je facturen vóór de vervaldatum betaald te krijgen.
Wil jij ook zekerheid over het innen van jouw facturen? Neem vandaag nog contact met ons incassobureau op. Samen zorgen we ervoor dat jij op tijd betaald krijgt!
Meer weten?
Heb je nog vragen aan onze specialist Jesse over Vervaldatum factuur?
Vrijblijvend advies over je incasso-opdracht?
Wil je onbetaalde facturen aanpakken met behulp van een incassobureau en bent je benieuwd naar de slagingskans van je zaak? Neem direct contact op voor een GRATIS incasso-adviesgesprek of bel onze incassospecialisten op 020-3452675
"*" geeft vereiste velden aan
