Sommatiebrief: wat moet erin staan?

Voorwaarden sommatiebrief

Het is voor een sommatiebrief belangrijk om rekening te houden met een aantal voorwaarden. Het gaat onder andere om de wettelijke incassokosten (WIK), net als de richtlijnen voor zowel particulieren als bedrijven. Wij hebben ervaring voor de beide doelgroepen, waardoor we jou en jouw organisatie daar goed mee van dienst kunnen zijn.

Tip: een sommatiebrief mag streng zijn, maar dat betekent niet dat de vriendelijkheid daarin moet ontbreken. We krijgen regelmatig de vraag van debiteuren die we benaderen om te betalen, om ook hun openstaande vorderingen te innen. We benaderen iedereen vriendelijk, zonder dat dit afbreuk doet aan het dwingende karakter.

Wat moet er in een sommatiebrief staan?

Benieuwd wat er in ieder geval in een sommatiebrief moet staan? 8 tips voor een goede sommatiebrief:

• Zorg ervoor dat je de juiste persoon of entiteit aanspreekt. Dit kan de debiteur zelf zijn, of iemand die verantwoordelijk is voor het betalen van de schuld.
• Heel belangrijk in de sommatiebrief is de hoofdsom waar het om gaat. Het is belangrijk om dit bedrag te noemen en bovendien een bewijs bij te voegen, bijvoorbeeld de niet-betaalde factuur.
• Een duidelijke introductie waarin de situatie wordt beschreven waarover de brief gaat, inclusief eventuele relevante achtergrondinformatie.
• In de brief ga je over tot sommatie van de betaling. Daar koppelen we een betalingstermijn van bijvoorbeeld 14 dagen aan, waarmee je aangeeft wanneer je de betaling uiterlijk wilt ontvangen.
• Houd de toon beleefd in je sommatiebrief, maar sta ook stevig in je schoenen. Laat duidelijk blijken dat je ernstig genomen wilt worden.
• Een ondertekening van de brief, om de authentieke afzender van de brief te certificeren.
• Geef aan welke buitengerechtelijke incassokosten je zal berekenen, net als de wettelijke rente die daarbij hoort. Uiteraard sommeer je bovendien om ook die kosten te betalen.
• Blijft de (tijdige) betaling uit na sommatiebrief? Geef aan dat je de vordering uit handen zal geven aan een incassobureau, die de zaak verder zal overnemen.

Sommatie-brief voor bedrijven

Houd er rekening mee dat de sommatiebrief voor bedrijven er anders uit dient te zien dan die aan particulieren. Een belangrijk verschil is bijvoorbeeld dat bedrijven meteen incassokosten verschuldigd zijn, op het moment dat de wettelijke betalingstermijn verstreken is.

Voor particulieren geldt dat niet, omdat die op dit gebied een stuk beter worden beschermd.

De incassokosten bedragen minimaal €40, en kunnen oplopen aan de hand van het bedrag waar het met de openstaande vordering om gaat. Uiteraard kunnen we de incassokosten vooraf voor je berekenen, om daar gebruik te maken in een sommatiebrief die we voor je versturen.

We zijn je graag van dienst met een sommatiebrief volgens de belangrijke richtlijnen. Het kan gaan om een brief aan bedrijven of een brief aan particulieren, afhankelijk bij wie de vordering openstaat.

Zo zorgen we ervoor dat je netjes voldoet aan de regels en richtlijnen die er gelden, waarmee je aangeeft dat het je menens is en je het bedrag wilt ontvangen.