Tips incassobureau kiezen Nederland
Het zal je maar gebeuren: het incassobureau waar je zaken mee doet is plotseling onbereikbaar of betaalt je geld niet uit.
Regelmatig melden zich nieuwe klanten bij Credifin Nederland die aangeven niet tevreden te zijn over hun vorige incassobureau of zelf ronduit slechte ervaringen hebben met hun vorige incassopartner. Bij het uitkiezen van een incassobureau vormt vertrouwen doorgaans het belangrijkste aspect: Aan wie vertrouw jij je geld toe?
In het oerwoud van de honderden incassobureaus die Nederland telt is het niet altijd makkelijk de juiste incassopartner te vinden. Zelfs incassobureaus die op het eerste gezicht honderden positieve recensies hebben blijken in de praktijk niet kundig. Daarom geven wij in dit artikel tips om de kans op het inschakelen van een goed incassobureau te vergroten.
1. Juridische deskundigheid
✅ Controleer de juridische achtergrond van het personeel
- Vraag expliciet naar de aanwezigheid van juridische specialisten in het team.
- Een professioneel incassobureau heeft minstens één jurist of advocaat in dienst.
- Controleer of deze juristen universitair geschoold zijn (mr.-titel).
✅ Vraag naar ervaring met specifieke incassozaken
- Controleer of het bureau ervaring heeft met het soort vorderingen die jij wilt laten innen (bijvoorbeeld zakelijke of particuliere vorderingen).
- Vraag om concrete voorbeelden van succesvolle incassotrajecten uit het verleden.
✅ Beoordeel de juridische kwaliteit van documenten
- Vraag naar voorbeeldbrieven of andere correspondentie die het incassobureau gebruikt.
- Let hierbij specifiek op taalgebruik, duidelijkheid en juridische correctheid.
2. Registratie en wettelijke eisen
✅ Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki)
- Vraag expliciet of het incassobureau geregistreerd staat volgens de Wki.
- Controleer deze registratie via officiële bronnen of het Register Incassodienstverleners van de Autoriteit Financiële Markten (AFM).
✅ Controleer KvK-registratie
- Zoek het incassobureau op via de website van de Kamer van Koophandel.
- Let op het jaar van oprichting en mogelijke wijzigingen in bestuur of naam.
✅ Beschikbaarheid vergunningen en certificeringen
- Vraag of het bureau certificaten heeft zoals ISO-certificeringen, wat kan duiden op kwaliteit en betrouwbaarheid.
3. Ervaring en reputatie
✅ Aantal jaren actief
- Kies bij voorkeur een bureau met minimaal 5 jaar ervaring.
- Wees voorzichtig met nieuwe bureaus die pas recent gestart zijn, zeker in economisch onzekere tijden.
✅ Vraag naar referenties
- Een betrouwbaar bureau deelt referenties van bestaande klanten.
- Neem zelf contact op met deze referenties en stel kritische vragen over hun ervaringen.
✅ Controleer online reputatie
- Zoek recensies op via onafhankelijke beoordelingssites zoals Trustpilot, Google Reviews en Klantenvertellen.
- Wees alert op eenzijdige recensies (alleen positief of alleen negatief).
- Controleer ook eventuele reacties van het incassobureau op kritische recensies.
✅ Positie in zoekmachines
- Kijk naar de organische vindbaarheid van het bureau via Google. Goede bureaus zijn vaak prominent zichtbaar zonder betaalde advertenties.
4. Transparantie van communicatie en proces
✅ Bereikbaarheid en communicatie
- Bel het bureau om te testen hoe snel en professioneel ze reageren.
- Let op of je meteen iemand aan de lijn krijgt of eerst via een externe telefooncentrale moet wachten.
✅ Online dossierinzicht
- Vraag of het bureau beschikt over een beveiligd online platform waar je dossierinformatie kunt volgen.
- Let hierbij op duidelijkheid en gebruiksgemak van het online platform.
✅ Inzicht in de voortgang
- Informeer hoe het bureau updates geeft over jouw dossiers.
- Vraag hoe frequent en gedetailleerd deze updates zijn.
✅ Procedurele transparantie
- Laat duidelijk uitleggen welke stappen het incassoproces precies omvat en hoe jij hierbij betrokken blijft.
5. Kostenstructuur en tarieven
✅ Vraag om een duidelijke tarievenlijst
- Een betrouwbaar bureau heeft een transparante en begrijpelijke tariefstructuur.
- Controleer specifiek of er geen verborgen kosten of onverwachte bijkomende kosten zijn.
✅ Incassokosten volgens de WIK (Wet Incassokosten)
- Vraag of het bureau zich houdt aan wettelijke normen voor incassokosten.
- Laat je indien nodig voorlichten over deze wettelijke normen.
✅ Afrekenmodel
- Begrijp hoe het bureau verdient: op basis van no cure no pay, vaste tarieven of abonnementen.
- Vergelijk deze modellen en kies wat het beste bij jouw situatie past.
6. Bedrijfsstructuur en fysieke aanwezigheid
✅ Controleer de bedrijfsstructuur
- Vraag expliciet naar de grootte van het bedrijf en de verdeling van taken.
- Vermijd bureaus die gerund worden door één persoon tenzij dit duidelijk aansluit bij jouw specifieke wensen en behoeften.
✅ Controleer het fysieke kantooradres
- Bezoek indien mogelijk het kantoor of controleer via online kaarten of Google Street View of het om een fysiek kantoor gaat.
- Wees voorzichtig met virtuele kantooradressen of adressen in bedrijfsverzamelgebouwen zonder duidelijke aanwezigheid.
✅ Let op overdreven presentatie
- Kijk uit voor overdreven grote kantoren of foto’s die gephotoshopt lijken.
- Vraag direct naar de daadwerkelijke grootte van het team en hun fysieke kantoorruimte.
7. Contractuele voorwaarden
✅ Controleer de algemene voorwaarden
- Lees de voorwaarden zorgvuldig door en let vooral op de rechten en plichten van beide partijen.
- Vraag om verduidelijking indien onderdelen onduidelijk zijn.
✅ Duur en opzegmogelijkheden
- Controleer hoe lang je aan het bureau verbonden bent en hoe makkelijk je het contract kunt beëindigen.
✅ Geheimhouding en privacy
- Controleer hoe het bureau omgaat met jouw data en die van jouw debiteuren.
- Let op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
8. Persoonlijke klik en vertrouwen
✅ Vertrouw je gevoel
- Bij twijfel: ga niet in zee met het bureau.
- Je moet je comfortabel voelen bij de medewerkers en hun aanpak.
✅ Vraag om een persoonlijke kennismaking
- Een goed incassobureau staat open voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Door al deze punten zorgvuldig te doorlopen, voorkom je teleurstellingen en financiële problemen achteraf. Zo kies je bewust en goed voorbereid een betrouwbaar incassobureau dat écht bij jouw bedrijf past.
Wil je direct starten met een betrouwbaar incassobureau? Neem dan gerust contact op met Credifin Nederland. Wij helpen je graag verder – zonder kosten vooraf.
Ben je overtuigd en wil je meteen een incassotraject starten? 👉 Schakel ons incassobureau in – zonder kosten vooraf
Meer Weten?
