Het is een geautomatiseerde vorm van facturen sturen, waarbij de versturende en ontvangende systemen goed op elkaar zijn afgestemd. Het elektronisch factureren is daarmee iets anders dan het versturen van een PDF-factuur via e-mail. Er is sprake van een XML-bestand, dat een vaste opmaak heeft en daardoor ook herkend wordt door de ontvangende partij.
Wat is elektronisch factureren?
Wat is elektronisch factureren en wat zijn daar de voordelen van? Het is het versturen van een elektronische factuur, die de ontvangende partij vervolgens ook elektronisch zal ontvangen (en verwerken). De systemen om te versturen en te ontvangen zijn op elkaar afgestemd, om dat zonder tussenkomt van menselijk handelen mogelijk te maken.
Onder andere de overheid maakt gebruik van e-factureren, waarmee ze de administratieve last probeert te beperken. Bedrijven die voor de overheid willen werken moeten daarom elektronisch factureren.
Bij e-facturen gaat het om gestructureerde digitale bestanden, die anders werken dan een PDF. Er is geen OCR-software voor nodig om het bestand uit te lezen. In plaats daarvan kan het verwerkingssysteem aan de hand van de data precies nagaan van wie de factuur komt, om welk bedrag het gaat en wat de referentie voor de betaling is.
Gebruik van een XML-factuur
Wil je elektronisch factureren of moet je daarmee aan de slag om een leverancier of een klant rekeningen te kunnen sturen? Het gaat om XML-bestanden, waarvoor je specifieke software nodig hebt. Het is niet voldoende om een PDF aan te maken, die je digitaal zou versturen via e-mail.
XML staat voor etend Markup Language, een digitale taal die de onderlinge uitwisseling van bestanden in een specifieke structuur mogelijk maakt. Het lijkt een beetje op HTML, maar kent meer nuttige structuurkenmerken die je ook zelf zou kunnen lezen. De standaarden voor een XML-factuur zijn:
- UBL
- eFactura
- SETU
- flnvoice
In Nederland is UBL de meest populair keuze, omdat took de overheid daar gebruik van maakt. Zorg er daarom voor dat je elektronisch factureert in deze standaard, als je de overheid een rekening wilt sturen voor het werk of de goederen die je hebt geleverd.
Bespaar tijd en geld
Ben je benieuwd naar de voordelen van elektronisch factureren? We zetten de belangrijkste 3 voor je op een rij:
- Sneller
Het elektronisch factureren verloopt veel sneller. Het is niet nodig om een PDF-factuur aan te maken. En de ontvangende partij hoeft geen PDF te lezen om daar vervolgens handmatig mee aan de slag te gaan. - Goedkoper
Heb je de systemen goed ingericht voor het e-factureren? Je hebt minder mensen nodig voor de administratie en dit verloopt bovendien soepeler. Dat bespaart kosten, zoals wij er met ons online platform voor incasso voor zorgen dat je daar goedkoop gebruik van kunt maken. - Milieuvriendelijker
Er komt geen papier meer aan te pas, zelfs geen PDF waarvan anderen nog wel eens de neiging hebben om die te printen. Dat betekent dat het elektronisch factureren een meer duurzame oplossing is.
Elektronisch factureren en online incasseren
Wil je elektronisch factureren en online incasseren? We zijn er volledig op ingericht. Dus krijg je de factuur ondanks de vele voordelen helaas niet (op tijd) betaald? Je kunt jouw elektronische factuur online aanleveren bij ons incassobureau, waarna wij ervoor zorgen dat je daarvoor alsnog je geld ontvangt.
