Inhoudsopgave
Digitale incassomachtigingen
Steeds meer bedrijven maken gebruik van digitale incassomachtigingen. Voordeel is dat het proces van incasseren hiermee veel efficiënter verloopt. Maar hoe werkt zo’n machtiging precies? In dit artikel leggen we uit wat een digitale incassomachtiging inhoudt en wat de voordelen ervan zijn.
Wat is een digitale incassomachtiging?
Een digitale incassomachtiging, ook wel e-mandate genoemd, geeft bedrijven de mogelijkheid om via een volledig geautomatiseerd proces betalingen te incasseren bij klanten. De klant geeft hiervoor vooraf toestemming door het afgeven van de machtiging.
Kenmerken van een digitale incassomachtiging:
- De machtiging wordt volledig digitaal afgegeven, bijvoorbeeld via internetbankieren.
- Er is geen handtekening nodig; de bank controleert via iDEAL of de rekeninghouder de machtiging daadwerkelijk heeft verstrekt.
- Het incassant ID van het bedrijf is gekoppeld aan de machtiging.
- De machtiging heeft een uniek mandaat-ID.
- Het is een doorlopende machtiging, dus voor meerdere incasso’s, tot intrekking door de klant.
Hoe werkt het proces van digitale incasso?
Hoe verloopt een incasso met een digitale machtiging in de praktijk? We schetsen hieronder het stappenplan.
1. Klant geeft incassomachtiging af
Dit gebeurt tijdens het bestelproces online. De klant kiest voor betalen via automatische incasso en geeft hierbij de machtiging af. Dit gaat via de bank volgens een standaardproces (vergelijkbaar met iDEAL). De bank controleert de authenticiteit.
2. Incassant incasseert bedrag
Op basis van de machtiging kan het bedrijf incasseren. Dit gaat volautomatisch; er hoeven geen facturen of aanmaningen meer verstuurd te worden. De incasso wordt digitaal aangeleverd bij de bank van de klant.
3. Bank voert incasso uit
Na controle van de machtiging voert de bank de incasso uit en schrijft het bedrag af van de rekening van de klant. De klant ontvangt een bericht van de incasso.
4. Incassant ontvangt geld op rekening
Het geïncasseerde bedrag wordt doorgestort naar de rekening van het incasserende bedrijf. De digitale incasso is hiermee voltooid.
Wat zijn de voordelen van digitale incasso?
Een digitale incassomachtiging heeft tal van voordelen, zowel voor bedrijven als voor klanten:
- Geen omkijken naar betalingen – Facturen hoeven niet meer verstuurd te worden. Ook hoeft het bedrijf geen aanmaningen te versturen bij uitblijvende betalingen. Dit scheelt tijd en moeite.
- Minder kosten – Doordat het proces geautomatiseerd verloopt, zijn de verwerkingskosten per incasso lager.
- Snellere betaling – Er gaat geen kostbare tijd verloren met het versturen en innen van facturen. Betaling vindt snel plaats.
- Minder wanbetaling – Bij een digitale incasso is de kans op wanbetaling en het inschakelen van een incassobureau kleiner. Klanten ontvangen een notificatie van de bank bij incasso.
- Gemak voor klanten – Klanten hoeven geen omkijken meer naar het betalen van facturen. Alles gaat automatisch.
Kortom: een digitale incassomachtiging bespaart tijd, moeite en kosten. Voor bedrijven én voor klanten. Het geautomatiseerde proces maakt incasseren een stuk efficiënter.
Hoe zet je digitale incasso op voor je bedrijf?
Wil je als bedrijf ook gaan werken met digitale incassomachtigingen? Dan zijn dit de belangrijkste stappen:
Kies een payment provider
Je hebt een payment provider nodig die digitale incasso’s kan verwerken. Vergelijk verschillende aanbieders ( ABN Amro bank, Rabobank, ING bank) op geboden diensten en kosten.
Richt proces in
Stel een efficiënt proces op voor het aanvragen, beheren en incasseren van digitale machtigingen. Automatiseer waar mogelijk.
Pas je systeem aan
Zorg ervoor dat je software en systemen ingesteld zijn op het werken met digitale incasso’s. Denk aan je webshop, ERP-systeem en facturatieproces.
Informeer je klanten
Laat klanten vooraf goed weten dat zij gemachtigde incasso’s verstrekken. Dit voorkomt verrassingen.
Start een pilot
Test het proces eerst grondig met een pilot. Breid het daarna pas uit naar al je klanten.
Tot slot
Digitale incassomachtigingen bieden grote voordelen voor efficiënt betalingsverkeer tussen bedrijven en klanten. Het volledig geautomatiseerde proces bespaart kostbare tijd en moeite met factureren en aanmanen. Implementatie van digitale incasso vergt wel de nodige voorbereiding van systemen en processen. Maar de investering hierin verdient zich snel terug.
Meer Weten?
